scherm tekst.jpg

Inschrijven

Ik ontvang graag de nieuwsbrief.

Nieuws

Een overzicht van het recente nieuws over cloudoplossingen, redactie door CLOUDFORYOU……

Waar komt Office 365 vandaan?

WatIsO365

Office 365 bestaat uit Exchange Online voor E-mail, agenda, contacten en taken. Uit sharePoint Online voor documenten en samenwerking. En Lync Online voor instant messaging, presence, audio- en video gesprekken van computer naar computer en webmeetings.

Daarnaast heb je de mogelijkheid om Office voor de PC of de Mac af te nemen via Office 365. Per gebruiker mag je Office gebruiken op vijf apparaten (PC en/of Mac) en vijf mobiele apparaten (smartphone en tablets). Je kunt ook werken met de Office Web Apps vanuit de browser.

Office 365 is er in drie zogenaamde plannen en is geschikt voor organisaties van iedere grootte.

Historie

Office 365 is de opvolger van BPOS. De Business Productivity Online Suite (BPOS) was de voorloper van de huidige cloudoplossing. Het was gebaseerd op de 2007 versie van Exchange, SharePoint en Lync en is geintroduceerd in 2008. De meeste BPOS gebruikers waren zogenaamde early cloud adopters die de dienst voornamelijk gebruikten voor E-mail uit de cloud. Met name de aanpasbaarheid en flexibiliteit van deze cloudoplossing was zeer beperkt. Op 29 juni 2011 is Office 365 in Nederland geintroduceerd.

Naam

Microsoft heeft lang nagedacht over de naamgeving van de opvolger van BPOS. BPOS werd algemeen gezien als een ‘moeilijke’ naam. Ze zochten iets simpels, iets duidelijks. De verwachting was dat miljoenen mensen ermee gingen werken. Het moest daarom een eenduidige naam worden die dicht bij de bestaande naamgeving van succesvolle producten van Microsoft bleef en te gebruiken was voor zowel kleine als grote organisaties. Daarnaast moest het de continuiteit en diepgang van de nieuwe dienst weergeven. Na lang beraad werd de nieuwe naam Office 365 geboren. Maar waar staat die naam eigenlijk voor?

De naam Office is uiteraard een verwijzing naar de Office paketten. Met ruim 750 miljoen gebruikers een van de meest succesvolle brands van Microsoft. Het is bekend en staat voor wat genoemd wordt de gouden standaard in productiviteitssoftware. De toevoeging 365 geeft beschikbaarheid op ieder moment voor iedereen aan. Waar je ook bent. Voor kleine en grote organisaties. Nu en in de toekomt. De samenvoeging geeft de wens van Microsoft aan om op iedere dag van het jaar de beste oplossing te bieden voor productiviteit met een always up-to-date cloudoplossing. En ja. Eens in de vier jaar op 29 februari, de 366-ste dag van het jaar, is Office 365 ook beschikbaar voor je.

Meer weten over Office 365?

Ben je geïnteresseerd in Office 365? Neem dan vrijblijvend contact met ons op of bel 030-6345403.

OneNote | De ideale toepassing voor alle notities

OnenoteShare

Bij iedere activiteit op je werk krijg je te maken met notities. Vroeger schreven we die op. Dat was op zich prima, maar lastig te doorzoeken en te delen met anderen. Tegenwoordig gaat de wereld veel sneller en willen we belangrijke notities meteen delen met collega’s of externen.

Met OneNote in combinatie met Office 365 kan je notities niet alleen voor jezelf bijhouden maar ook heel gemakkelijk delen met je team zowel op je PC, via het web als op je smartphone of tablet.

Er bestaat een versie van OneNote voor de PC, een OneNote Web App in de browser (voor onder andere Mac gebruikers) en zijn versies voor een aantal smartphones en tablets. Wanneer je je notitieblok opslaat in Office 365 dan heb je je notities onderweg altijd bij je. OneNote is te gebruiken voor het organiseren van je persoonlijke notities of ideeën maar ook geintegreerd met alle andere Office toepassingen. Enkele voorbeelden.

Delen

In SharePoint Online kan je bijvoorbeeld een Notitieblok toevoegen aan je project omgeving. Notities zijn dan direct beschikbaar voor het hele team via de OneNote toepassing of via de browser met de OneNote Web App. Zo kunnen ook externen gebruik maken van de project notities.

Wanneer je een Outlook vergadering opent kan je direct notities aan een vergadering toevoegen door middel van de knop Notities bij vergadering. Notities worden altijd gerubriceerd opgeslagen en OneNote beschikt over een grote hoeveelheid hulpmiddelen om je notities te verrijken met taken, acties enzovoorts. Het proberen waard.

OneNote App

Notities maak je niet alleen op de PC maar ook onderweg. Voor een aantal smartphones zijn er versies beschikbaar van OneNote. Kijk daarvoor in de App store van je betreffende smartphone.

Recent is de functionaliteit van de OneNote voor iPhone en iPad uitgebreid. Je kan nu notitieblokken maken, secties toevoegen en je kan je notities meteen delen via SkyDrive of SkyDrive Pro als je werkt met Office 365. Zo maak je ook onderweg je notities altijd beschikbaar voor iedereen waarmee je samenwerkt.

Meer weten over OneNote?

Ben je geïnteresseerd in OneNote in combinatie met Office 365? Neem dan vrijblijvend contact met ons op of bel 030-6345403.

Office 365 | Inzicht in E-mail verkeer

E-mailVerkeer

E-mail is een van de basisfuncties van Office 365. Wanneer je een tijdje werkt met E-mail in de cloud wil je vaak meer inzicht in het E-mail verkeer van je organisatie. Als beheerder van Office 365 heb je eenvoudig toegang tot die informatie via het beheer portal van Office 365.

Recent heeft Microsoft een rapportage toegevoegd die veel informatie geeft over het E-mail gebruik binnen je organisatie. Deze rapportage maakt gebruik van Excel 2013.

Daarnaast heb je een groot aantal standaard rapporten tot je beschikking.

Office 365 rapporten

De standaard rapporten van Office 365 geven een eenvoudig inzicht in allerlei aspecten van je omgeving.

  • Log in als beheerder in Office 365
  • Ga naar Beheerder en dan Office 365
  • In het menu aan de linkerkant kies je voor Rapporten
  • Je krijgt dan een pagina met alle standaard rapportages van Office 365. Deze zijn gerubriceerd op E-mail, bescherming, regels, Lync en controle
  • Je kan de gewenste rapportage kiezen uit de lijst per onderwerp. In de meeste gevallen wordt een grafiek getoond die je kunt instellen per dag, week of maand

Wil je gebruikmaken van uitgebreide rapportages op je Office 365 omgeving dan kunnen wij 365 Command voor je instellen. Wanneer je geïnteresserd bent in deze vorm van uitgebreide rapportages neem dan contact met ons op.

Rapport E-mail gebruik

Wanneer je op de rapporten pagina van Office 365 bent heb je de mogelijkheid een overzicht te krijgen van je E-mail gebruik binnen Office 365.

  • Klik aan de rechterkant op de link Rapporten e-mailbescherming (Excel) om de rapportage te downloaden en te installeren op je Windows 7 of Windows 8 PC
  • e rapportage wordt lokaal op je PC geinstalleerd in de map C:\ProgramData\Microsoft\MailProtectionReports
  • Ga naar die map en open het Excel bestand MailProtectionReport. Dan opent het werkblad e-mail traffic in Excel
  • Druk vervolgens op Query en vul de login gegevens in van een Office 365 beheerder
  • Daarna kan je de gewenste rapportage periode ingeven

Na enkele seconden verschijnt de betreffende rapportage in het Excel werkblad. Je krijg een uitgebreid inzicht in het E-mail verkeer van je organisatie inclusief eventuele spam en malware.

Om gebruik te kunnen maken van deze rapportage moet je een aantal zaken hebben geïnstalleerd op je PC en beschikbaar hebben.

  • Microsoft Excel 2013
  • .NET Framework 4.5
  • Administratieve toegang tot Office 365
  • Een Office 365 abonnement met Exchange Online

Meer weten over nieuwe features van Office 365?

Ben je geïnteresseerd in meer nieuwe features van Office 365? Neem dan vrijblijvend contact met ons op of bel 030-6345403.

Office 365 | Opslag in overvloed

ExchangeMail

Opslag van gegevens in de cloud is populair. Of het nu gaat om E-mail, documenten of databases steeds meer organisaties maken hiervan gebruik. Recent heeft Microsoft een aantal limieten verhoogd binnen Office 365 en daarmee de grenzen voor storage flink opgerekt. Binnen Office 365 is nu opslag in overvloed.

Onderstaand een overzicht van de wijzigingen voor E-mail in Exchange Online en documenten in SharePoint Online.

E-mail

Een Exchange Online mailbox was al flink groot vergeleken met een on-premise of hosted oplossing. De mailbox grootte was er in drie varianten met 1 GB voor een postbus van een kiosk gebruiker, 5 GB voor eeb gedeelde- of bron postbus en 25 GB voor een postbus van een normale gebruiker. Daarnaast bestaat al langer een oneindig archief bij bepaalde Exchange Online abonnementen. dat is oneindig in tijd en grootte en wordt meestal gebruikt voor compliance doeleinden.

Microsoft heeft een nieuwe standaard gezet voor mailbox grootte.

  • 2 GB voor een kiosk gebruiker
  • 10 GB voor een gedeelde- of bron postbus
  • 50 GB voor een normale gebruiker
  • Ongelimiteerd archief voor compliance doeleinden

Andere aanbieders zullen binnenkort volgen is de verwachting.

Met name de verdubbeling van een gedeelde postbus is handig wanneer je bijvoorbeeld alle documentatie van bijvoorbeeld een project wilt bijhouden in een gedeelde postbus. Daar was de vroegere 5 GB nog wel eens tekort.

Je moet je, bij een mailbox van meer dan 25 GB, wel serieus gaan afvragen of misschien een andere methode van samenwerking efficiënter is. Wel goed dat je de opslag beschikbaar hebt als het echt nodig is. Je hoeft je voorlopig geen zorgen meer te maken over het totaal aan vrije ruimte in je postbus.

Documenten

Het opslaan van je documenten in SharePoint Online is met de nieuwe versie van Office 365 erg gemakkelijk geworden. Microsoft heeft recent een aantal beperkingen in de opslag van documenten verbeterd. Het gaat daarbij met namen om je persoonlijke documenten in SkyDrive Pro en document grootte en type.

  • Persoonlijke bestanden per gebruiker is verhoogd van 7 GB naar 25 GB aan ruimte
  • Bestandsgrootte is van 250 MB verhoogd naar 2 GB per document
  • Aantal bestandstypes is aanzienlijk uitgebreid en omvat nu ook bijvoorbeeld .exe en .dll bestanden
  • Maximale aantal site collecties in SharePoint online is verhoogd van 3.000 naar 10.000

De verhoging van de persoonlijke bestanden in SkyDrive Pro naar 25 GB wordt goed gewaardeerd. Je kan nu al je persoonlijke bestanden eenvoudig opslaan en synchroniseren met je PC. Mocht je toch nog tekort hebben aan die 25 GB dan bestaat de mogelijkheid om extra storage toe te wijzen aan een gebruiker. Dat kan in stappen van 25 GB tot een maximum van 100 GB aan persoonlijke bestanden. Deze uitbreiding is wel betaald en wordt uit de totale organisatie quota gehaald. Wil je je SkyDrive Pro opslag uitbreiden naar meer dan 25 GB neem dan contact met ons op.

TIP: Ook is makkelijker geworden om bestanden die zijn gewist terug te halen. De prullenbak wordt vanaf nu pas na 90 dagen geleegd en de toegang is gemakkelijker geworden. Ga naar je SkyDrive Pro in Office 365. Klik op het tandwiel en kies voor inhoud van site. In het scherm dat verschijnt zie je rechtsboven de Prullenbak. Daar vind je alle persoonlijke bestanden die je recent hebt verwijderd.

Meer weten over nieuwe features van Office 365?

Ben je geïnteresseerd in meer nieuwe features van Office 365? Neem dan vrijblijvend contact met ons op of bel 030-6345403.